Benessere

Risposta ritardata: perché sto abbandonando l'e-mail quest'anno


Domani a quest'ora

PER: Collaboratori, conoscenti del lavoro, amici e familiari

BCC: Chiunque abbia inserito il mio nome in un elenco di posta elettronica di massa

SOGGETTO: Sto abbandonando la posta elettronica e anche perché dovresti

Riesco a individuare il momento esatto del mattino in cui il battito del mio cuore aumenta, le mie spalle si irrigidiscono e i miei livelli di stress aumentano. Di solito sono le 9 di mattina, quando arrivo alla mia scrivania, accendo il mio computer e apro la mia e-mail. Non dovrebbe essere un compito particolarmente faticoso, ma dopo aver trascorso settimane lontano dal mio schermo durante le vacanze, mi sono reso conto che è un fattore scatenante di sicurezza a prova di errore, e ho lasciato dirottare la mia mattina ogni giorno negli ultimi nove anni.

Potrebbe sembrare melodrammatico, ma la scienza suggerisce che la mia risposta non è isolata. Il ping di una notifica via e-mail innesca la dopamina, che "ti incuriosisce di idee e alimenta la tua ricerca di informazioni", ha detto Susan Weinschenk Ph.D. Psicologia oggi. "Il sistema dopaminico è più forte del sistema oppioide. Tendi a cercare più di quanto sei soddisfatto."

Sì, questa reazione psicologica è reale e rappresenta un problema per la produttività. Secondo Weinschenk, provoca un "ciclo della dopamina", in cui continuiamo a controllare la posta elettronica e le attività di azione, che in realtà non equivalgono a progressi. In effetti, uno studio pubblicato sulla Harvard Business Review ha rilevato che il recupero dello slancio dopo una distrazione digitale può richiedere, in media, un aumento di 20 minuti.

Non appena ho iniziato a implementare il blackout della posta elettronica in orari-ore in cui non mi era permesso controllare o rispondere ai messaggi, la mia produttività è aumentata, forse perché stavo impostando la mia agenda. "L'email consuma così tanto tempo", afferma l'imprenditore Tim Ferriss. "In primo luogo, perché è l'agenda di tutti gli altri per il tuo tempo, spesso comprese le emergenze manifatturiere. In secondo luogo, l'e-mail ti consente di ingannarti nel pensare che stai diventando produttivo" Ha un effetto testa di Medusa: per ogni 10 e-mail a cui rispondiamo ed eliminiamo, al suo posto spuntano altri 10 germogli.

Quindi, per ora, sto chiedendo a tutti quelli che conosco di rispettare il mio spazio digitale come se fosse uno spazio personale: inviami un'e-mail in base alle necessità (mettiamo fine ai CCN), confida che risponderò quando il tempo lo permetterà, e capire che la mia priorità è produrre un ottimo lavoro, non innescare una risposta via e-mail a velocità record. Ecco il nuovo set di regole con cui ho iniziato a lavorare e perché potrebbero valere la pena anche per te

REGOLA 1: impostare i tempi di backout della posta elettronica

Quando lasciamo le e-mail aperte tutto il giorno, in esecuzione in background mentre lavoriamo su altre attività, si confonde la distinzione tra due diverse modalità di lavoro: proattiva e reattiva. L'e-mail ci mette in una modalità reattiva: stiamo costantemente giocando al passo, scrivendo ad altre persone, rispondendo alle loro richieste e setacciando i messaggi per determinare quali sono importanti. Organizzando la mia giornata sui tempi di blackout delle e-mail, sono in grado di assicurarmi che le attività a valore aggiunto ricevano più tempo di trasmissione.

Ecco come funziona in pratica:

9-10: Controlla le e-mail, rispondi e archiviali.

10: 00-13: 00 Completa le attività prioritarie (nel mio caso, archiviare una storia o fare un'intervista). I colleghi mi chiamano se c'è qualcosa di urgente.

1-1: 30: Scansiona la posta elettronica e leggi / rispondi solo ai messaggi tempestivi.

13: 30-17: Concentrarsi su compiti secondari.

17-18: Controlla le e-mail, rispondi e archiviali fino a quando la posta in arrivo è vuota.

REGOLA 2: provare la regola One-Touch

Questa regola è semplice in teoria, ma molto più difficile in pratica: una volta che un'e-mail è stata aperta, è necessario leggerla correttamente, quindi dare seguito a tutti gli elementi di azione e archiviarla senza eccezioni. Potrebbe sembrare rigido, ma questa regola impedisce l'accumulo di e-mail, il che significa che smetterai di usare la tua casella di posta come un elenco di cose da fare digitale. Invece di lasciare e-mail per ricordare di completare un'attività, tenere un elenco di cose da fare cartaceo e archiviare l'e-mail. Ho trovato davvero utile smettere di procrastinare.

REGOLA 3: smettere di scusarsi

Durante i primi giorni in cui ho provato la mia routine e-mail (o anti-e-mail), ho sentito un sacco di sensi di colpa. Ma alla fine, mi sono reso conto che pochissime e-mail sono veramente urgenti e per comunicarlo, dobbiamo diventare mittenti migliori. Ora, quando invio un'e-mail urgente, identifico che è puntuale nella riga dell'oggetto e imposto una scadenza chiara, in grassetto, nel messaggio e-mail.

Una parola che ora è stata sradicata dal mio vocabolario e-mail? Scusate. "Per così tante donne, le scuse sono inesorabilmente legate alla nostra concezione di cortesia", scrive Sloane Crosley in unNew York Times op-ed. Sostiene che dovremmo smettere di usare le scuse come una parola di riempimento con scarso significato e usare un linguaggio più assertivo. Dopotutto, da quando ho abbandonato una routine di posta elettronica 24 ore su 24, 7 giorni su 7, mi sento meno stressato, più concentrato e sto producendo un lavoro migliore di quello che ho da mesi - e non c'è nulla di cui dispiacersi.